Self Service Analytics: the next level binnen de Business Intelligence

Self Service Analytics

Self service wordt steeds normaler in ons leven. Vroeger moesten we lang in de rij staan op vliegvelden om in te checken; nu kunnen we dit in de taxi onderweg naar het vliegveld doen. Vroeger waren we afhankelijk van openingstijden; nu kunnen we 24/7 online winkelen. En dit is nog maar een greep uit de eindeloze reeks voorbeelden als het gaat om self service. Over de voordelen van self service raken we tegenwoordig ook niet uitgepraat. Het is zo makkelijk, snel, goedkoop, gebruiksvriendelijk, duidelijk, et cetera. Maar hoe werkt dit binnen de businesswereld, oftewel, bij Business Intelligence? Want dáár is Self Service Analytics ook een trend in wording.

 

Eindeloos veel Excelbestandjes

Ondanks het feit dat Business Intelligence al lang bestaat, zitten veel Business Intelligence tools nog best ouderwets en Excel-ish in elkaar. Als je kijkt naar alle bestanden van een organisatie, wordt je vaak geconfronteerd met een wirwar aan spreadsheets met vaak bijna, maar nét niet helemaal dezelfde inhoud. Het gevolg: verschillende kopieën, geen eenduidige versie van de waarheid, veel complexiteit en beveiligingsproblemen.

 

Onnodige procedures

Hoe dit kan? Dit is het gevolg van allerlei regels, procedures en standaarden die nageleefd moeten worden binnen organisaties. Het probleem is echter dat deze regels, procedures en standaarden vaker niet dan wel worden opgevolgd. Als je als ‘business user’ iets wilt aanpassen, moet je dit eerst aanvragen bij de IT-afdeling. Vervolgens wordt er een heel proces in gang gezet om de data kloppend te maken, en wordt het weer naar je teruggekoppeld. Dit proces kan zo een paar weken duren. Dus als je snel iets nodig hebt, heb je een probleem. De oplossing: even snel een Excelbestandje aanmaken.

 

Wat is Self Service Analytics?

Even snel een Excelbestandje aanmaken klinkt verleidelijk, maar hier schiet de organisatie niets mee op – integendeel. De structurele oplossing vind je in Self Service Analytics. Dit is een vorm van Business Intelligence, waarin business users zelf in staat zijn om data te veranderen, met minimale ondersteuning van de IT-afdeling. Het moet vooral makkelijk zijn voor de eindgebruiker: dit proces noemt men niet voor niets ‘simple-to-use BI’. Nu kun je als eindgebruiker zelf data aanpassen. Ook kun je kansen voor je business in de gaten houden zonder dat een statistische achtergrond een vereiste is. Enkele jaren geleden was dit slechts het domein van de data scientists, terwijl nu iedereen in de business dit kan doen. De eindgebruikers zijn dus zelf in staat om onafhankelijke beslissingen te nemen.

 

Excel, maar dan nét iets meer

Maar krijg zo’n Excelcultuur maar eens uit een organisatie, zeker als deze corporate te werk gaat. Daar had Kristian Raue, CEO en oprichter van Jedox, een oplossing voor bedacht. ‘We turn the most used BI & Analytics tool into the most useful BI & Analytics tool’, was zijn belofte. Hiermee verwees hij – uiteraard – naar Excel. Veel organisaties zijn hem voorgegaan met pogingen om iets van Self Service Analytics te maken, maar zonder succes. Raue combineerde alle elementen van Excel – hieraan zijn eindgebruikers van data ten slotte gewend – met diverse functies. Denk hierbij aan het toevoegen van extra database(s) aan de Excel-sheet, het creëren van maximale protectie van de data, mobiele toegankelijkheid van de database, et cetera.

 

De voordelen

Self Service Analytics zou de nadelen van de centrale Business Intelligence moeten compenseren. Maar het succesvol implementeren van Self Service Analytics is veel ingewikkelder dan vaak wordt gedacht. Maar als je weet waar je op moet letten, kunnen de onderstaande voordelen van toepassing zijn:

  1. Medewerkers worden minder afhankelijk van de IT-afdeling;
  2. Medewerkers kunnen sneller en makkelijker worden voorzien in hun eigen informatiebehoefte;
  3. De organisatie bespaart geld, omdat het continu verzenden en ontvangen van data hoog kan oplopen qua kosten;
  4. Medewerkers kunnen eigen modellen opzetten en delen met anderen;
  5. De datacultuur binnen een organisatie wordt aangemoedigd.

 

Het risico

Er kleeft echter een risico aan Self Service Analytics. De kans bestaat dat deze werkwijze zal resulteren in een modernere versie van de chaos van Excelbestanden. Daarnaast is het zo dat niet alle gebruikers binnen organisaties over dezelfde hoeveelheid kennis beschikken als het gaat om werken met data. Om het risico op fatale fouten te beperken, moet je als organisatie rekening houden met de onderstaande succesfactoren:

  1. Pas data governance toe. Bepaal als organisatie wie toegang heeft tot welke data en wat die persoon daarmee mag doen.
  2. Creëer een community. Een gebruikersgroep kan onderling tips en tricks uitwisselen, elkaar ondersteunen en kennis delen.
  3. Bied centrale ondersteuning waar nodig. Self Service Analytics garandeert geen volledige onafhankelijkheid bij de eindgebruikers. Er zal altijd ondersteuning nodig zijn vanuit de IT of de BI-afdeling, dus houd hier rekening mee.

 

Posted on 26 september 2018

Share the Story

Back to Top